Przed nadejściem rewolucji cyfrowej większość czynności związanych z biznesem, głównie księgowość finansowa, wykonywano ręcznie przy użyciu długopisu, ołówka i papieru.
Nawet dzisiaj ta tradycyjna metodologia zwana księgowością ręczną jest powszechna wśród podmiotów gospodarczych i firm.
Ten rodzaj systemu księgowego polega na prowadzeniu ewidencji transakcji w postaci ksiąg i dzienników, które są następnie ręcznie przekształcane w zestaw sprawozdań finansowych.
Należy zauważyć, że nie ma różnicy między ideami księgowania komputerowego a księgowością ręczną. Jedyną różnicą jest nośnik używany do rejestracji i księgowania transakcji.
Kto korzysta z ręcznych systemów księgowych?
Każda firma lub organizacja wymaga wydajnego systemu księgowego do gromadzenia, przechowywania i utrzymywania informacji finansowych.
W dzisiejszym cyfrowym świecie firmy mają wybór między ręcznymi, skomputeryzowanymi lub obydwoma rodzajami systemów księgowych.
Jednak w przypadku małych lub nowych firm bardziej preferowany jest ręczny system księgowy. Dzieje się tak, ponieważ:
Jak działa księgowość ręczna?
Ręczna księgowość wiąże się przede wszystkim z wykorzystaniem następujących fizycznych narzędzi do rejestrowania i utrzymywania najdrobniejszych szczegółów informacji finansowych firmy.
Bloki papierowe i książki
W przypadku braku arkuszy kalkulacyjnych i oprogramowania komputerowego jako podstawowego sposobu prowadzenia dokumentacji finansowej, księgowi posługują się blokami papierowymi oraz księgami wierszowymi i kolumnowymi.
Na ogół drukowane są cztery lub więcej niż cztery kolumny, z których każda jest oddzielona dwoma kolejnymi wierszami biegnącymi w dół arkusza.
Pierwsza kolumna po lewej stronie artykułu jest przeznaczona do wpisywania dat. Dlatego ilość wolnego miejsca na tę kolumnę jest wąska.
W przeciwieństwie do tego, druga kolumna służy do zapisywania opisów. W związku z tym księgowy zapewnia największą ilość miejsca na tę kolumnę.
Kwoty transakcji i inne powiązane szczegóły, takie jak sprzedaż i zapasy itp., są zapisywane w pozostałych kolumnach.
Bloki papierowe są często drukowane w kolorze białym lub jasnozielonym z miejscem na wpisanie każdej cyfry, aby nie pojawiały się problemy związane z pisaniem odręcznym.
Dzienniki i księgi rachunkowe
Służą one do spisywania funkcjonujących i końcowych dokumentów finansowych.
Dzienniki i księgi wspierają ręczny proces księgowania, pomagając księgowemu w prowadzeniu oddzielnych zapisów dla różnych rodzajów transakcji.
Na przykład jeden zestaw arkuszy może być przypisany do księgowania sprzedaży gotówkowej. Natomiast inna grupa może rejestrować płace.
Po obliczeniu transakcji na tych oddzielnych kontach wyniki są następnie łączone w jeden zapis księgowy w księdze głównej podmiotu gospodarczego.
Zalety ręcznego księgowania
Mimo, że jest to stary system rachunkowości, jego znaczenie we współczesnym świecie nie stało się całkowicie zbyteczne.
Wady księgowania ręcznego
Mimo różnych zalet, nie można zaprzeczyć, że księgowość ręczna ma pewne istotne ograniczenia.
