Porządek obrad i Protokoły są wykorzystywane podczas oficjalnych spotkań, które wyjaśniają zapisy biznesowe i pisma. Wyjaśniają dokładnie o spotkaniu, które odbyło się w teraźniejszości, przeszłości lub przyszłości. Oba są używane w Business English. Agenda i Protokoły różnią się ramami czasowymi, w których są używane. Opisują wcześniej zaplanowany harmonogram oficjalnego spotkania, seminarium lub prezentacji.
Agenda a minuty
Różnica między Agendą a Protokołem polega na tym, że różnią się sposobem ich użycia. Agenda wyjaśnia harmonogram spotkania lub seminarium, podaje szczegółowy plan spotkania, które ma się odbyć w przyszłości, natomiast Protokół jest pisemnym zapisem tego, co wydarzyło się na odbytym spotkaniu.
Agenda ma na celu jasne wyobrażenie o tym, co zostało zaplanowane na spotkanie. Jest przygotowywany przed spotkaniem. Zawiera listę tematów, które będą poruszane podczas spotkania. Termin Agenda jest używany w rozmowach biznesowych oraz w naszym codziennym życiu w odniesieniu do planów na nadchodzący dzień.
Protokoły odnoszą się do oficjalnych nagrań lub happeningów ze spotkania, które zakończyło się w krótkim czasie. Opisuje, co wydarzyło się podczas spotkania i ostateczne decyzje podjęte na zakończenie spotkania. W przeciwieństwie do Agendy, po spotkaniu są rejestrowane minuty.
Tabela porównawcza między agendą a minutami
| Parametry porównania | Porządek obrad | Minuty |
| Definicja | Agenda to wcześniej zaplanowany harmonogram, który opisuje, co wydarzy się na spotkaniu, seminarium lub prezentacji. | Protokół jest oficjalnym zapisem tego, co się wydarzyło i postanowiono na spotkaniu. |
| Ramy czasowe | Agenda jest przygotowywana przed rozpoczęciem spotkania. | Minuta jest przygotowywana zaraz po zakończeniu spotkania. |
| Używany napięty | Czas przyszły jest używany podczas przygotowywania agendy. | Czas przeszły jest używany podczas przygotowywania minut. |
| Format | Agenda ma formę broszury lub ogłoszenia, umieszczonego w teczce | Protokoły są sporządzane i przesyłane w formie książeczki. |
| Ironia | Agenda służy jako plan spotkania lub zarys spotkania, które ma się odbyć w przyszłości. | Protokoły pełnią funkcję podsumowania spotkania, co jest bardzo wartościowe. |
Czym jest program?
Agenda jest przygotowana tak, aby dać krótki i dokładny obraz tego, co będzie się działo na spotkaniu, kto omówi jaki temat i listę tematów, które będą omawiane oraz czas ich trwania, a także, aby prelegent i koordynatorzy spotkania mieli możliwość jasne wyobrażenie o celu spotkania wraz z czasem jego trwania.
Program będzie w czasie przyszłym, ponieważ jest przygotowany z wyprzedzeniem na wydarzenie, które jeszcze się nie wydarzy. Oficjalnie jest przygotowany, aby w krótkim czasie pomóc Głównemu Gościowi zorientować się w spotkaniu. Agendy są modyfikowane w razie potrzeby i tam, gdzie jest to wymagane, czas trwania posiedzenia może się opóźnić lub szybko zakończyć, co nie idzie w parze z przygotowanym porządkiem obrad.
Agenda jest wykorzystywana nie tylko do spotkań biznesowych i seminariów, ale jest używana w naszym codziennym życiu, wskazując rzeczy zaplanowane na następny dzień lub zaplanowane do wykonania lub ukończenia do końca dnia. Agenda brzmi zarówno nieformalnie, jak i formalnie, w zależności od miejsca, w którym jest używana.
Agenda jest tak przygotowana, aby uniknąć chaosu podczas spotkania. Jeśli spotkanie odbywa się bez odpowiedniego programu, utknie w środku, który jest postrzegany jako łódź bez kierunku, próbująca dotrzeć do celu. Planowanie pomoże w perfekcyjnym wykonaniu zadania we właściwym czasie. W ten sposób agendy stają się podstawą spotkania lub wydarzenia.
Co to są minuty?
Protokoły to zapisy tego, co wydarzyło się podczas spotkania lub wydarzenia. Obejmują one wypowiedziane kwestie, podjęte decyzje i zasady zaproponowane podczas spotkania. Są gotowi zachować je na przyszłość. Chociaż mamy dużo wsparcia technicznego do nagrywania spotkania lub wydarzenia, protokoły są formalnym sposobem rejestrowania wydarzeń.
Protokoły są przygotowywane z szeregu kroków. Obejmuje wstępne planowanie, planowane jest przygotowanie formatu protokołu do nagrania. Następnie jest rejestrowany w trakcie i na koniec sesji. Jest napisany w czasie przeszłym, ponieważ jest przesyłany na końcu wydarzenia. Następnie sporządzony protokół jest udostępniany członkom, którzy mają uczestniczyć w spotkaniu.
Protokoły ze spotkania lub wydarzenia zawierają datę i godzinę wydarzenia. Obejmuje to również osoby obecne i nieobecne na spotkaniu, zmiany dokonane podczas spotkania, akceptację i odrzucenie, głosy na konkretny pomysł, a także ich zaniedbania.
Protokoły mają formę oficjalnego dokumentu wydarzeń, które miały miejsce podczas sesji, są rejestrowane w celu uzyskania dowodu na to, co faktycznie wydarzyło się podczas wydarzenia. Protokoły są sprawdzane w celach informacyjnych na koniec wydarzenia. Są one zapisywane i dokumentowane na przyszłość.
Główne różnice między agendą a minutami
Wniosek
Agenda jest precyzyjnym opisem tego, co jeszcze ma się wydarzyć w wydarzeniu, jest zaplanowana i może być modyfikowana w dowolnym momencie, w zależności od czasu trwania wydarzenia. Protokoły to podsumowanie tego, co wydarzyło się podczas wydarzenia lub dowolnej sesji, może mieć formę pisemną lub nagraną na wideo.
Agenda jest skrócona do jednego lub dwóch arkuszy, natomiast Minuty mają formę broszury lub formy wideo. Agenda i Protokoły są wykorzystywane na spotkaniach i sesjach biznesowych lub oficjalnych. Agenda jest również wykorzystywana w naszym codziennym życiu do wyznaczania planu na nadchodzący dzień, minuty nie są często wykorzystywane w naszym codziennym życiu.
