Księga magazynów odnosi się do dokumentu lub wyciągu, w którym ewidencjonuje się wartość i ilość różnych wydanych, otrzymanych pozycji magazynowych oraz ich bilans zamknięcia. Jest często porównywany z kartami na śmieci, ponieważ oba te zestawienia są używane do rejestrowania materiałów magazynowych.
Należy jednak zauważyć, że Księgi Sklepów nie muszą być aktualizowane przed zawarciem transakcji, mimo że wymagają regularnej konserwacji. Z drugiej strony karty Bin muszą być aktualizowane przed realizacją transakcji.
Poza tym księgi sklepowe zawierają wartość materiałów i są prowadzone przez dział kosztów. W przeciwieństwie do tego, Bin Cards nie uwzględniają wartości pozycji magazynowych, a właściciel sklepu odpowiada za ich utrzymanie.
W jakim celu wykorzystywane są Księgi Sklepów?
Księgi magazynów są na ogół używane do zarządzania transakcjami magazynowymi. Jeśli jednak można zapytać o ich konkretne cele, pod wykazem zostaną wskazane:
- Prowadzenie ksiąg sklepowych pomaga zorientować się w ilości i wartości pozycji magazynowych firmy.
- Pomagają właścicielom firm zdecydować, czy wymagane są dodatkowe materiały magazynowe, czy nie.
- Księgi magazynowe pomagają personelowi księgowemu i audytorskiemu obliczyć końcową wartość dostępnych materiałów magazynowych.
Jak prowadzić Księgę Sklepów?
Księgi magazynowe są zazwyczaj przypisane do każdego składnika określonego materiału. Kiedy personel zajmujący się kosztorysowaniem po prostu rejestruje ilości pozycji magazynowych, wynikowe zestawienie jest określane jako karta kosza. Jednak tym, co odróżnia księgę sklepów od karty kosza, jest obecność kilku dodatkowych kolumn.
Kolumny składające się na Księgę Sklepów obejmują:
- Koszt lub wartość pozycji magazynowych.
- Otrzymane pozycje w ekwipunku.
- Wydane pozycje magazynowe.
- Minimalne pozycje magazynowe.
- Maksymalna liczba pozycji magazynowych.
Kolumny maksimum i minimum pozwalają właścicielom firm mieć wyobrażenie o poziomie dostępnych pozycji magazynowych i określić, czy dodatkowe pozycje magazynowe są wymagane, czy nie.
W związku z tym firmy mogą zamówić dodatkowe pozycje magazynowe, gdy stwierdzą, że ilość dostępnych zapasów spadła poniżej poziomu minimalnego. Dzięki temu właścicielom firm nigdy nie zabraknie zapasów.
Poza tym kolumna wartości lub kosztu pozycji daje urzędnikowi ds. rachunku kosztów wyobrażenie o kwocie wydanego i otrzymanego kapitału na pozycje magazynowe oraz o końcowej wartości środków w kasie.
Zalety księgi sklepów
Zarządzanie Księgami Sklepów pomaga właścicielom firm na różne sposoby. Niektóre z istotnych zalet Księgi Sklepów to:
- Pomagają w poznaniu ilości oraz wartości dostępnych materiałów magazynowych.
- Kontrolę wewnętrzną w zarządzaniu pozycjami magazynowymi można ustanowić za pomocą ksiąg sklepowych.
- Ułatwiają obliczanie kosztu i ilości faktycznie dostępnych pozycji magazynowych podczas rocznych inwentaryzacji i audytów.
- Właściciele firmy stają się czujni, gdy liczba pozycji magazynowych spada poniżej minimalnego poziomu zgodnie z księgami sklepów.
Wady Księgi Sklepów
Chociaż Stores Ledgers mają kilka zalet, tak naprawdę nie są pozbawione żadnych ograniczeń. Niektóre z głównych niedociągnięć Księgi Sklepów obejmują:
- Duża liczba kolumn znajdujących się w księgach sklepowych komplikuje proces obliczeniowy.
- Istnieją szanse na błędy pisarskie, ponieważ podczas procesu aktualizacji trzeba wypełnić zbyt wiele kolumn.
- Zapisy znalezione w księgach sklepowych nie są szczegółowe. Są to jedynie podsumowania rzeczywistych transakcji.
