Przeprowadzenie audytu to bardzo żmudna praca. Składa się z kilku kroków, wśród których pierwszym krokiem jest przygotowanie planu audytu. W uproszczeniu definiowany jest jako schemat składający się z podejść i strategii przyjętych przez audytora podczas prowadzenia audytu.
Aby przeprowadzić audyt, audytor musi posiadać odpowiednie dowody uzupełniające swoją opinię. Zebranie tych dowodów przygotowuje grunt pod administrację audytu. W tym celu audytor musi przygotować odpowiedni zarys swojego postępowania. Plan audytu służy jako jedno z narzędzi do sporządzenia szkicu roboczego.
Jak przygotowywany jest Plan Audytu?
Plan audytu to nie tylko kompilacja strategii. To znacznie więcej. Poza tym, wytyczne i strategie, plan badania obejmuje rodzaj, zakres, datę i godzinę badania, które mają być przeprowadzone przez członków zespołu wykonującego zlecenie w celu uzyskania odpowiednich dowodów. Ponadto zawiera ocenę ryzyk związanych z badaniem.
Aby przygotować właściwy plan audytu, należy wziąć pod uwagę pięć następujących elementów:
1. Przeprowadź szczegółowe badanie obszaru audytu.
Aby rozpocząć audyt, audytor musi najpierw znać i rozumieć obszar; zamierza przeprowadzić audyt. To jest do powiedzenia; musi zapoznać się z procesami i funkcjami przedsiębiorstwa, które zamierza audytować. W związku z tym musi przeprowadzić dokładne badania, przewijając Internet w poszukiwaniu informacji, przeglądając wewnętrzne procedury i konsultując się z ekspertami terenowymi.
2. Utrzymywanie otwartych kanałów komunikacji w całym procesie planowania.
Każdy audyt jest uważany przez audytowanych za zniechęcający proces. Dlatego audytorzy muszą utrzymywać otwarte kanały komunikacji, aby złagodzić wszelkie obawy dotyczące audytu. Zawsze preferowane jest zapoznanie się z audytowanym przed rozpoczęciem audytu. Pomaga w uzyskaniu współpracy personelu audytowanej organizacji. W konsekwencji zbieranie dowodów staje się prostszym zadaniem.
3. Przeprowadzenie osobistego wywiadu i inspekcji z audytowanym w celu zebrania dowodów.
Jeśli chodzi o zbieranie dowodów, zawsze pożądana jest inspekcja osobista. Osobista eksploracja danej organizacji pomaga audytorowi zebrać informacje związane z celami organizacji, zasadami, przepisami, wielkością, charakterem, złożonością itp.
4. Ocena ryzyk w strukturach, procesach lub funkcjach organizacji.
Identyfikacja i ocena ryzyka jest krytycznym elementem procesu audytu. W tym celu audytor musi omówić z audytowanym ryzyka często napotykane przez organizację w celu spełnienia jej celów oraz mechanizmy stosowane w celu ich złagodzenia. Następnie audytor może ocenić zagrożenia według ich wpływu i częstotliwości oraz ocenić systemy kontroli w oparciu o ich potencjał ograniczania ryzyka.
5. Zbieranie wszystkich istotnych danych przed wyruszeniem do pracy w terenie.
Analiza danych jest obecnie głównym celem każdego audytu. Powodem jest to, że wczesna ocena zebranych danych daje wiedzę o potencjalnych słabościach i zagrożeniach organizacji przed rozpoczęciem prac terenowych.
Zalety Planu Audytu
Oto niektóre ze znaczących zalet Planu Audytu:
- Pozwala audytorowi uzyskać ogólne pojęcie o obszarach ryzyka, na których należy się szczególnie skoncentrować.
- Audytor może przewidzieć ewentualne problemy, z jakimi może się zetknąć podczas procesu audytu poprzez plan audytu.
- Pomaga audytorowi określić swój kierunek działania w procesie wspomagania. W konsekwencji przeprowadzany jest bezproblemowy i pomyślny audyt.
- Daje audytowanym możliwość złagodzenia wszystkich obaw dotyczących kontroli.
Wady Planu Audytu
Pomimo różnych zalet, przygotowanie Planu Audytu nie jest pozbawione ograniczeń. Niektóre ze znaczących wad planu badania obejmują:
- Podąża za określonymi wytycznymi i wzorami. W efekcie kreatywność audytorów zostaje zdławiona, a cały proces staje się zbyt mechanistyczny.
- Przygotowanie planu audytu automatyzuje cały proces audytu, pozostawiając audytorom niewielkie pole do wykorzystania własnej kreatywności i innowacyjności. W efekcie audytorzy napotykają na osłabienie poczucia odpowiedzialności i obowiązku.
