Termin „narzędzia do zarządzania projektami” odnosi się do narzędzi, które pomagają zespołom lub osobom lepiej organizować zadania i projekty oraz zarządzać nimi. Nie są one przeznaczone wyłącznie dla kierowników projektów. Narzędzia te zapewniają różne dostosowania, dzięki czemu są przydatne dla wszystkich rodzajów zespołów. Pomagają w planowaniu, współpracy, dokumentowaniu i ocenie różnych projektów.
WBS a plan projektu
Różnica między WBS a Planem Projektu polega na tym, że WBS bierze pod uwagę cały projekt. Z drugiej strony plan projektu uwzględnia niewielką część całego projektu. Zasadniczo WBS dzieli projekt na małe części. Dla każdej z tych części sporządzany jest plan projektu.
WBS oznacza strukturę podziału pracy. Stanowi on rdzeń planowania projektu i jest używany przez kierowników projektów do podziału głównego projektu na mniejsze części. W tym przypadku praca jest reprezentowana hierarchicznie i wizualnie, aby lepiej zrozumieć wykonywaną pracę. Projekt można podzielić na projekty częściowe, pakiety robocze i rezultaty.
Plan projektu daje szerokie ramy, które stanowią podstawę całego dalszego planowania. Jest to dokument sporządzony w edytorze tekstu i formalnie zatwierdzony. Jego głównym zastosowaniem jest dokumentowanie założeń planistycznych oraz ułatwianie komunikacji pomiędzy różnymi interesariuszami projektu. Zawiera również ilustracje ułatwiające wizualizację kluczowych aspektów.
Tabela porównawcza między WBS a planem projektu
| Parametry porównania | WBS | Plan projektu |
| Zakres | Zajmuje się całym projektem | Zajmuje się mniejszymi częściami projektu |
| Kolejność tworzenia | Zanim projekt zostanie zatwierdzony | Po zatwierdzeniu projektu |
| Cel stworzenia | Pokazuje skalę projektu i jego koszt | Do ustalenia praktycznego harmonogramu tworzenia każdej części |
| Centrum | Koncentruje się na całym budżecie. | Koncentruje się na kosztach każdej części projektu, aby zmieścić się w budżecie |
| Rodzaj narzędzia | Narzędzie zorientowane na wyniki | Narzędzie zorientowane na działanie |
Co to jest WBS?
Struktura podziału pracy jest powszechną techniką zwiększania produktywności, która pomaga sprawić, że praca pod ręką jest bardziej przystępna i łatwiejsza w zarządzaniu. Dzieli pracę na mniejsze części i służy jako bardzo przydatny dokument do zarządzania projektami. Sama integruje koszt, zakres i harmonogram całego projektu.
WBS jest definiowany przez Project Management Institute (PMI) jako dekompozycja pracy w oparciu o hierarchię, która ma być wykonana przez zespół obsługujący projekt. Są dwojakiego rodzaju: 1. Oparte na wynikach i 2. Oparte na fazie. To pierwsze jest najbardziej preferowanym i powszechnym podejściem.
WBS rozkłada główny projekt na projekty częściowe, pakiety robocze i elementy dostarczane. Pakiety robocze są częścią najniższego poziomu planowania przypisanego do poszczególnych osób. Różne pakiety robocze tworzą razem produkty, które z kolei łączą się, tworząc częściowe projekty, które ostatecznie tworzą projekt końcowy.
Głównym zastosowaniem WBS jest narzędzie planowania pomagające zespołowi w planowaniu i organizowaniu zakresu projektu z produktami. Działa jako narzędzie do monitorowania i kontroli projektu. Różne narzędzia programowe pomagają w pomyślnym tworzeniu WBS. Jest tworzony przed planem projektu.
Co to jest plan projektu?
Plan projektu szczegółowo określa cele i zadania, sposób ich osiągania, potrzebne zasoby, powiązane terminy i budżety na ich realizację. Określa również, kto będzie odpowiedzialny za daną pracę. Zwykle zawiera listę zasobów, plan ryzyka, zestawienie pracy i harmonogram projektu.
Odgrywa bardzo ważną rolę w pomyślnym zakończeniu każdego projektu. Zawiera wszystkie niezbędne informacje, dzięki czemu prowadzi projekt na każdym kroku. Wyraźnie określa również obowiązki i odpowiedzialność każdego interesariusza. Pomaga w uzyskaniu przejrzystości i pozbyciu się zamieszania, które może pojawić się w przyszłości.
Zawiera cały zakres projektu obejmujący produkty, potrzeby i problemy biznesowe, cele i kluczowe osiągnięcia projektu. Głównymi zwolennikami planu projektu są:
Jest to końcowy produkt wszystkich działań planistycznych, obejmujący szczegółowo każdą małą część projektu. Dobrze zdefiniowany plan projektu pomaga w pomyślnym zakończeniu i sprawnej realizacji projektu. W ten sposób menedżerowie projektów spędzają dużo czasu na tym samym.
Główne różnice między WBS a planem projektu
- Struktura podziału pracy zasadniczo zajmuje się projektem jako całością i rozkłada go na różne małe części. Z drugiej strony plan projektu zawiera szczegółowe informacje na temat każdej z tych części.
- WBS jest tworzony przed planem projektu. Z drugiej strony plan projektu jest zawsze tworzony po utworzeniu i zatwierdzeniu WBS.
- WBS pokazuje skalę i koszt całego projektu, podczas gdy plan projektu zapewnia skalę i koszt dla każdej części projektu.
- WBS podaje budżet na cały projekt, a plan projektu pomaga w zapewnieniu, że każda część jest taka sama.
- WBS jest narzędziem zorientowanym na wyniki, podczas gdy plan projektu jest zorientowany na działanie.
Wniosek
Zarówno WBS, jak i plan projektu pomagają w zapewnieniu naukowego podejścia do pomyślnego zakończenia projektu i uczynienia go opłacalnym. Narzędzia te odgrywają kluczową rolę w pomyślnej realizacji projektu. Chociaż błędnie uważa się, że jest to to samo, istnieją między nimi wyraźne różnice.
W WBS celem każdej sekcji jest uwzględnienie składnika potrzebnego w górnych sekcjach. W planie projektu każdy proces musi zostać wykonany w ograniczonych ramach czasowych, a jeśli nie zostanie wykonany poprawnie, ma to poważne konsekwencje dla projektu. Zasadniczo główny nacisk na wyniki WBS, podczas gdy plan projektu dotyczy działań.
